第一条 根据《安徽省教育厅关于做好新生入学资格复查和学籍学历管理工作的通知》(皖教秘学〔2022〕40 号)要求，为进一步规范我院学生档案管理，做好学生档案的收集、形成、保管、利用和传递工作，确保我院学生档案的完整、准确、系统和安全，结合我院实际情况，特制定本规定。

第二条 凡具有我院学籍的全日制学生档案均由学院管理。学生在校就读期间档案由所在系部集中管理，学生毕业后档案移交学院档案室保管。系部对接收的学生档案和相关材料及时进行整理、归档，并严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。

第三条 学生档案是指学生中学学习相关材料，大学期间个人历史的记载。归档材料主要包括：

1.学生中学阶段相关材料：考生报名登记表、考生体格检查表、肝功能化验单、身份证复印件、学籍表、诚信考试承诺书等；

2.学生进入大学学习后形成的材料：入学登记表、学籍卡（学院留存）、身份证复印件、高校学生体检表、入学身份核验报告及复查材料、历年成绩总表、毕业生登记表（一式两份）、学籍异动材料、奖惩材料等。

第四条 学生档案管理要求如下：

1.整理学生中学档案。新生入学后，学生处对所有邮寄至学院的学生中学档案进行分系分班整理并移交给相关系部保管。档案未能及时到达的，由学生本人负责到原教育管理部门或学校索要，必须在一个月内移交。对于未报到和保留入学资格的学生档案，由学生处统一保管。

2.核查扫描中学档案。各系要安排辅导员对学生中学档案材料进行核查，确保档案袋内材料与档案袋外记录单勾选情况一致，逐一核对新生中学档案中的身份证号、姓名、出生日期、照片、笔迹等重要信息，按要求完成入学资格复查，对所有材料进行电子扫描并交系部存档。

3.建立大学档案。各系要安排辅导员组织学生填写入学登记表、学籍卡，收集身份证复印件和体检表，整理入学身份核验报告及复查材料，装入《池州职业技术学院学生档案袋》并填写档案袋封面信息，以班级为单位，按学号先后顺序排列，交给系部入库存档。

4.完善大学档案。在每学期（学年）结束后，各系要安排辅导员整理学生学籍异动材料、奖惩材料并入档。在学生毕业前，各系要安排辅导员组织学生填写毕业生登记表、打印学生成绩总表，并按照大学材料目录对所有材料进行装档并扫描交系部存档，实施电子纸质双重备份。

5.形成毕业生档案。各系在毕业前要安排辅导员对学生中学档案和大学档案进行并档，填写档案袋封面信息（装档人及复查人需签名）封档盖章。有特殊情况的档案应另附说明材料，做到零失误。

6.转递毕业生档案。各系务必于每年毕业生离校后两周内，将毕业生档案交邮政快递公司转寄至用人单位，做好转递记录登记并向毕业生公告。

7.移交毕业生档案。对于学生离校后留存的学籍卡、毕业生登记表和毕业生档案电子版，各系需在学生毕业当年移交学院档案室存档。

第五条 凡应归档的学生档案，必须做到：

1.档案材料一律用蓝黑中性笔或钢笔填写。

2.凡按规定由个人填写的材料，在署名时必须填写本人法定姓名且要与录取名册相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得更改。

3.学生档案要按规定整理齐全，学生因某种原因休学、保留学籍、退学或被开除学籍，要将有关材料及时归档移交系部，任何单位和个人不得将有关材料随意销毁或丢弃。

4.休学、保留学籍的学生其档案暂存系部，待复学时按学生档案管理流程进行归档。

5.退学或被开除学籍的学生，在办理完相关手续后，各系应及时将其档案转递至其家庭户籍所在地人力资源和社会保障局。

6.因各类原因需改派或缓派的学生档案，须由申请人提出书面申请，再经辅导员、系领导签字批准盖章后进行办理。

7.学生档案全程闭环管理。学生档案在移交、转接、变更等各环节必须规范记录并签名，做到内容清晰、责任明确。

    第六条 有关部门或人员借阅学生档案要根据档案借用的不同作用和范围，经各系主要领导批准后，方可办理借阅、借用手续并按期归还。对借阅、借用的学生档案，未经批准不得抽调、翻印、转借、公开引用、涂改、增删、污损档案中的任何材料及文件。对所借档案或经批准复制的材料要严守机密，妥善保存。违者将追究有关人员的责任。

第七条 本规定从公布之日起施行。

第八条 本规定由学生处负责解释。